Damit Sie Ihre Zeit effektiv planen können, müssen Sie Prioritäten festlegen. Um herauszufinden welchen Dingen (z.B. Leistungen, Produkten, Kunden) Sie besondere Aufmerksamkeit schenken sollten, eignet sich die ABC-Analyse. Dabei werden die Aufgaben in 3 Kategorien eingeteilt:
- Kategorie A: für sehr wichtige Aufgaben, hochwertige Produkte und umsatzstarke Kunden
- Kategorie B: für mittelwichtige Aufgaben, mittelwertige Produkte und Kunden mit mittlerer Umsatzstärke
- Kategorie C: für weniger wichtige Aufgaben, niedrigwertige Produkte und umsatzschwache Kunden.
Nach dieser Einteilung sollten Sie dann auch Ihre Zeit planen. Dabei sollte für Tätigkeiten der Kategorie A natürlich die meiste Zeit eingeplant werden, etwa 2/3, für die restlichen Tätigkeiten dann noch 20% bzw. 15%. In der Realität sieht dies allerdings meist ganz anders aus. Da ist es nämlich oft genau umgekehrt, was bedeutet das unwichtigen C-Aufgaben 2/3 der Zeit gewidmet werden. Dies kann natürlich keineswegs effektiv sein!
Die Durchführung der ABC-Analyse
Nun wird die ABC-Analyse beispielhaft für Aufgaben durchgeführt, natürlich ist die Vorgehensweise bei Kunden oder Produkten äquivalent. Im ersten Schritt werden alle Aufgaben, die in einem bestimmten Zeitraum anfallen, aufgelistet. Anschließend ordnen Sie diese nach Ihrer Wichtigkeit und bewerten diese nach dem ABC-Raster. Also sind die ersten 15% der Aufgaben der Kategorie A zuzuordnen, die zweiten 20% der Kategorie B und die letzten 65% der Kategorie C. Danach können Sie Ihr Zeitbudget einplanen. Eine weitere Möglichkeit ist noch Aufgaben der B- und C-Kategorien auf mögliche Delegation zu überprüfen. Denn dadurch lässt sich weitere Zeit einsparen.
Wenn Sie Ihre Zeit nach dieser Methode planen, gestalten Sie Ihre Arbeit wesentlich effektiver!
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